こんにちは、なずです。
本日は運用を確認しながら迎えた監査とその後について紹介します。いよいよ本番です。ここまでこれた担当者さん、責任者さんお疲れ様でした。ここからは皆さんの頑張りを見せるときです。最後にその後についても紹介しますのでご参考になれば幸いです。
①内部監査準備
新しい制度では内部監査前に質問リストが送付される制度でした。そのため、送付されてから回答案を作成し、上司とすり合わせ、参加者への説明をしました。
私の部署では上位者が非常に多かったこともあり、一担当者である私が参加しなかったため、参加者の上位者の皆さんが、正確に手順書を理解し、表示できるように説明しました。
②内部監査
迎えた内部監査。結果は軽微な不適合が3件でした。内容としては、本家との内容不一致と、不要な部分の削除でした。大きな不適合なく終わることができとても安心しました。
③拡大審査
内部監査の指摘事項を終え、継続して運用と記録の管理をしながら迎えた拡大審査。ここでも相変わらず参加できなかった私ですが、結果不適合も観察事項も無で終わりました。
終わった時はこれまでの頑張りが報われた気持ちになりました。もちろん上司にも、部長にも大変褒めていただきました。
④その後
無事にすべてが終わり、担当も終わりか…と思っていたのですが、残念ながらまだ継続ということで、担当は部署を変わるまでずっと続きました。
ただ毎年同じことをしても、代り映えしないなと思い、手順書のさらなる浸透のために色々とやってみたことがあるので、最後に紹介させていただきます。
【手順書のWiki化】
Wiki化ってご存知でしょうか？いわゆる記事にすることです。もともとWordで作成していたのですが、文章の検索が1ファイルずつしかできないことが非常に困っていました。
この時に実施したのがWiki化です。これはまた詳細を別で記載します。
【手順書クイズの進化】
毎回全員集めてクイズをするのが大変になってしまったので、個々人でやってもらえるように、手順書クイズの方法を変更しました。その後新人や転入者も増えて、全員の知識量が異なったのも変更理由の一つです。これもまた詳細を別で記載します。
さて、ここまで監査の対応からその後について紹介してきました。完成までは長かったですが、いざ出来上がり監査まで終わると非常に良い経験をさせてもらえたなと思います。今後手順書を作成する方、見る方にとって、参考になれば幸いです。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
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