こんにちは、なずです。
本日は手順書を発行した後の運用について紹介したいと思います。作成したら終わりではありません。まだまだやることがあります。あと少し、もうすぐ完了です。
まず手順書すべての発行が完了したのは、内部監査の1カ月半前でした。そのためまずは内部監査を終えよう、という目標に向かって色々と実施していました。
①内部監査に向けて
内部監査では何を確認するか、ということがポイントです。これは各会社で異なりますので、絶対ではありませんが、以下3つが大切です
・業務に対応する手順書があるか
・手順通り作業しているか
・記録は正しく保管しているか
②業務に対応する手順書があるか
ここまでの手順書作成で、全部ある！と思ってはいけません。この手順書作成までに時間がかなり経過しています。
業務が増えることも減ることもあります。改めて確認しなおすことをオススメします。私もありまして2文書追加で作りました。
③手順通り作業しているか
これは一番難しいです。なぜなら自分一人の話ではないからです。この部署に所属する全員に関わります。一人一人に確認している時間も余裕もありません。
ここで私が実施したのが、部署全員参加のクイズ大会です。
やり方は簡単です。まず問題を30問くらい考えます。例えば要因変更するときはどの手順を視ますか？、品質マニュアルはどこに保管されていますか？などです。答えが一つになるように、かつ手順書や記録を探すような内容がオススメです。
前日にこのうちの1問、問題を出します。私は1日目は指定しましたが、2日目以降はクイズに答えてくれた人に、問題番号を選んでもらっていました。
当日に部署全員の名前が書かれたくじを引いて、当たった人にクイズに答えてもらいます。ここで大切なのが、全員が見ている場所で、一からやってもらうことです。
例えば何か手順書を探すときは、紙だったら自分の席から歩いて取りに行ってもらう。電子だったら何も開いていない状態でショートカットを使わずに開いてもらう。
前日に伝えていることで全員が自分事として調べますし、当日初めからやってもらうことで、改めての確認になります。
最後に用意していた回答をメールやチャットなどで送付して完了です。
④記録は正しく保管しているか
たった数カ月ですが、意外と正しく保管されていません。もちろん手順書が浸透していないこともありますが、これまでやっていないことなら尚更忘れます。監査を受ける前に、すべての記録が正しく保管されていることを確認してください。
実際の監査状況やその後については次回紹介したいと思います。
さてここまで手順書を発行した後の運用について紹介していきました。手順書は発行して終わりではない、運用を確認してしっかり実施されていることの確認が必要です。
ここまで読んでいただきありがとうございました。次回もお楽しみに。
コメント