こんにちは、なずです。
本日は拡大審査を受けると聞いて、手順書数と構造の複雑さ、期間に絶望していた私のその後の動きについて記載していきます。実際にどんなことをしたのか、担当者はどんなことをしたのか、是非参考にしていただければ幸いです。
①まず実施したこと
なによりも先に、全部の手順書を読みました。新制度に慣れるにも理解するにも読まないと話が進みません。そのためまず、もともとやっている仕事をセーブしつつ、余った時間はすべて読むことに費やしました。
かけた時間はおよそ100時間。ざっと1手順に1時間使いました。
②手順書の読み方(1回目)
まずは全部流すように一通り読みながら、自部署の業務に関わりが「ある・あるかも・ない」で分類しました。ここでいうあるかもは、拡大審査までに増えるかもです。
業務上分からない部分は、全部”あるかも”に分類していました。こうすることで、絶対に関りがないものを減らせるため、時間の削減につながりました。大体私の場合では3割は”ない”でした。
③手順書の読み方(2回目以降)
その後”ある・あるかも”について、再度読みます。この時に自分の理解向上のために実施していたことがあります。それが「1手順書をPowerPoint１枚」で説明すること。
手順書はかなり長いです。一言一句覚えることは不可能です。ですが、「○○手順書は△△が書かれている」という情報だけであれば、まだ可能性があります。
私は文字よりイラストや図形のほうが覚えやすかったので、文字は最小限に、手順書名と固有名詞のみ。その他は全部図と絵で書いていました。
④自部署の必要な手順書一覧を作成
いきなり手順書を作る前に、まずは必要な手順書一覧を作りました。必要な手順としては、下記ポイントを参考にしてください。
・今ある手順書には無い作業をしている
・今ある手順書とは違う作業をしている
・今ある手順書の適用範囲外である
・各部署で作らないといけない手順書がある
私の部署では大体20件くらいでした。これは上位文書がかなり充実していたことが一番大きな要因です。まったく違うことがなかったため、既存の文書に沿うように仕事をしてもらうことで対応可能でした。
⑤抜けがないか確認する
職場の上位文書である「業務分掌または職務表」(この部署はこんな仕事をしていると書いてあるもの)ISO9001で一番上位文書である「品質マニュアル」(うちのISOはこれを実施すると書いてあるもの)。そして作成した手順書一覧。
これら「3つの繋がり表」を作成することで抜けを確認します。つなげるとは具体的には、業務分掌の○○の項目は、品質マニュアルの4-5の項目で、手順書は△△を作成予定。というように3者のつながりを確認し、自部署の実施している仕事が、品質マニュアルのどれに当たり、手順書はどれかを確認していきます。
上司や職場への説明、作成から発行については次回以降に記載したいと思います。
さてここまで、手順書の読み方からどんな手順書を作成するかを確認、抜けを確認まで実施していきました。ここまで出来れば、完成までもう少しです。
ここまで読んでいただきありがとうございました。次回もお楽しみに。
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