こんにちは、なずです。
今日は業務棚卸に記載すること、実際の記載例について紹介したいと思います。今忙しい人はもちろん、暇な人もやって損はありません。是非一度やってみていただければ幸いです。
業務棚卸に記載すること
業務棚卸に記載することとして、色々なことがあります。必要なものをピックアップして記載いただければと思います。
記載オススメ
・大分類/中分類/小分類
・業務内容
・手順書
・頻度
・時間
可能なら記載して欲しい
・インプット情報/人
・アウトプット情報/人
では実際に記載した例と合わせて見てみたいと思います。
記載例
| No | 大分類 | 小分類 | 内容 | インプット | アウトプット | 手順書 | 頻度 | 時間(hr) | ||
| 情報 | 人 | 情報 | 人 | |||||||
| 1 | QA | 傾向管理 | A品目の傾向管理をする | 検査成績書 | ○○社 | メール | 製造部 | ■■手順書 | 3回/週 | 0.5 |
| 2 | 記録保管 | 検査成績書の保管 | 検査成績書 | ○○社 | △△ファイル | 部員 | ■■手順書 | 3回/週 | 0.2 | |
| 3 | 手順書 | 手順書の改定 | 毎年手順書を見直す | 手順書リスト | 事務局 | 手順書 | 部員 | ▲▲手順書 | 1回/年 | 5 |
| 4 | 記録の管理 | 毎年5月に記録を確認する | 記録リスト | 事務局 | 記録リスト | 部員 | ●●手順書 | 1回/年 | 5 | |
| 5 | 内部監査準備 | 会議室の設定をする | メール | 監査員 | メール | 受信者 | ★★手順書 | 1回/年 | 1 | |
注意点
一回で全部埋めようとしない
一日で全部埋めることは出来ません。まずは書けるところから記載して、その後思いついた時に、思いついた部分を記載していくことをオススメします。もちろん業務が出てこないこともありますし、手順書がないなんてことも全然あります。
どんなことでも書いてみる
例には記載しませんでしたが、例えば「メールを見た」「電話対応をした」「雑談した」なども書いてみると良いです。一日何をしているかが分かりやすくなるので、何に時間を使ているかが分かりやすくなります。
頻度×時間≠就業時間
頻度と時間をかけたら、トータルの就業時間になると思いますが、基本はなりません。1日1時間、月にすると数十時間ズレることは普通にあります。ですがそういうものです。「何か足りない！」と焦る必要はありません。
ここまでで業務棚卸の記載すること、記載例また注意点について紹介しました。なんとなくでもイメージを掴んでいただけたなら幸いです。最初は大変ですが、個人としてもそしてチーム、組織としてもメリットが大きいと個人的には感じております。是非一度お試しください。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
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