こんにちは、なずです。
今日は業務棚卸について紹介したいと思います。いつも忙しいんだけど、なんでだろうと思う個人も、チームリーダーも、また異動や転職を控えている皆様も、自分・チームの仕事が一覧になることによって、業務の見える化、そして業務効率化を進めましょう！
業務棚卸って何？
業務棚卸とは、自分またはチームでやっている業務を洗い出し、文字として起こして一覧化することです。皆様に質問です、この一週間どんな業務をしましたか？すべて教えてください。
意外と答えられる人は少ないのではないでしょうか？私も過去、多忙な日々に追われ、自分が何をやっていたか、全く思い出せず抜けも凄かったです。その状態では、業務効率化をしようにも、何からやったらいいか分かりません。そのためにも、今一度自分のそしてチームの業務を見直しましょう。
業務棚卸のメリット
メリットはなんといっても、業務の見える化です。自分がチームメンバーが、何に時間を使っているのか、無駄な作業になっている箇所はないかが分かります。特にチームの場合は、AさんとBさんで業務が被っていたり、一人でやったほうが早い、なんてこともよくあります。
それ以外にも属人化していないか、手順書はあるか、関係部署の人はと、誰が見ても分かる状態になることで、異動や担当変更などに伴う業務引継ぎがスムーズになります。実際に私も棚卸をしたことで、引継ぎ時に、誰が何をやるかが明確になり、手順書の場所も明記していたため、ほとんど時間がかからずに引継ぎが完了しました。
業務棚卸のデメリット
デメリットはやはり、最初に時間がかかることです。前述しておりますが、いざ仕事を全部書いてみて、と言われても覚えていないし、なにより忙しい今、記載する時間が取れません。
一度作ってしまえば、その後はそれを更新していくだけなので、数十分あれば終わるのですが、最初はどうしてもそうはいきません。私も、1カ月毎日30分かけてやっと第一案が完成したほどです。結局抜けもあったので、実際15時間くらいかかったと思います。
実際の業務棚卸の記載すること、記載例などは次回記載したいと思います。
ここまで業務棚卸とは何か、メリット・デメリットについて記載していきました。最初の1回はやはり大変です。ですが1回やったことによる、その後の短縮時間を考えると、やってよかったなと感じております。是非ご検討ください。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
次回もお楽しみに。
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