こんにちは、なずです。
今日は前回紹介した、消耗品管理システムについて、工夫した点、実際の運用について紹介できればと思います。実際に今使っていて、これはあってよかったなと思うことが多いので、是非参考になれば幸いです。
工夫した点
工夫した点としては操作画面と、担当者への連絡についてです。
操作画面
私の職場では老若男女幅広い世代がいました。全員が使ってくれないとこの仕組みは止まってしまいます。そのためいかに使いやすく、分かりやすくするかというのは大事です。
そのために特に出庫については、操作は2,3タップで終わります。商品をクリックする、個数を入力する(1この場合は操作不要)、決定を押す。これだけです。
Power Appsでのアプリは種類を増やし、デフォルトを変更しました。執務室用、実験室用などそれ用に作りました。それに伴い、場所を選択することをなくし、開いたらすぐに商品を選択できるようにしました。
さらに個数も1個出庫をデフォルトとし、操作を減らし、決定を押すだけにしました。もちろん最初に操作説明はしましたが、質問が来たのは今のところ2回です。
担当者の連絡
購買する際には基本、前回と同じものを買うところが多いのではないでしょうか。そのため担当社への連絡にも、このメーカーの、この商品コードで、こうやって買う、といった購入するときに必要な情報をすべて載せるようにしています。
そのため前回の記録を検索する、どうやるのかを調べるなどの操作が減ることで、メールが届いたらそれだけど購入できるようにしました。
おかげで検索時間が短縮され、購入へのハードルが下がり、在庫がないという状況は今のところ発生していません。
実際の運用
出庫については、開けたタイミングで記録するように統一しています。ガムテープの袋を開けたタイミング、ノートを持って行ったタイミングです。入庫については、買ってきたタイミングで入力します。
また返却する可能性があるものは記入をしていません。例えばボールペンなどの筆記用具です。基本PC入力が増えたため、筆記用具を使うのは一時的で、一瞬使って返却することが増えたためです。あとはファイルなどもです。書類を閉じる時に使いますが、最近は電子が多いため、結局戻ってくることも多いので記録していません。
そういったものについては、自由に使っているものは記録せず、その他に置いている在庫で管理しています。在庫を開けたら記録します。
ただ、どうしても入出庫記録を忘れることもあります。そのため月に1回は在庫棚卸をしています。まずまずズレます。1,2個それぞれ違うというのが多いです。
私自身で作って、一番活用している部分もありますが、かなり管理としては楽になりました。無いんだけど！と言われなくなったのは非常に大きいです。また記録を始めたことで、使用実績が残り、毎年いくら使うということが分かってきたのも大きいなと思います。在庫の適正管理をしたい方、購買担当の方、などなど参考になれば幸いです。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
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