こんにちは、なずです。
今日は、消耗品の管理を楽にするために実施したことについて紹介します。執務室にある備品、業務に使うもの、実験に使うものなど、消耗品はたくさんあります。色々なものが無くならないように、かつ在庫過多にならないように、システムを使ってみました。是非参考になれば幸いです。
①使用したシステム
Power Apps、Power Automate、SharePoint、Excel、Excel Script、Outlook、Microsoft Listsを使用しました。互換性をよくするためにも、全部Microsoft社で揃えています。多くの会社でもMicrosoft社を使用しているところは多いのではないでしょうか。それぞれの良さを生かして使用しています。
②それぞれの役目
Power Apps：入力画面
入出庫記録を書くならば、Power Appsが一番きれいだと思います。特に消耗品となると、似ているものが多く、文字だけでは伝わらないことが多いです。そのため写真表示でき、かつ操作も一般的なアプリと近い方が伝わりやすいです。
Power Automate：各システムとの連携
自動化の基本はここです。すべてのシステムとの連携をしています。すべてが同じ会社ですと、互換性が無くて困ることも少なく、操作自体もローコードですので、素人でも触りやすいです。
SharePoint、Excel、Excel Script：データベースと判定
Excelに記録をしていきます。その保管先がSharePointで、在庫の判定をするのがExcel Scriptです。Excel Onlineで繋ぎたかったため、SharePointにしていますが、One Driveなどでも問題ありません。判定については、残在庫数が、購入基準の数値よりも多いか否かを判定し、下回っていたら連絡するようにしています。
Outlook：担当者への連絡
購入基準>在庫数となった時に、購買担当者へ「この商品が足らないから買ってね」という連絡を入れます。私の会社ではOutlookが主流で使っていたので、Outlookですが、チャットなどでも可能です。
Microsoft Lists：備品の一覧情報
写真で載せる場合、また一つのシステムで色んな場所の管理をしたい場合、合ったほうがいいと思います。私の場合は、写真情報と、どこにあるか(執務室、現場、休憩室…)と場所情報を一覧にしていました。それによりPower Appsで場所を絞ることで、記録したい備品を絞り、入出庫記録をしやすくしています。
つながりのイメージ
入力者→[Microsoft Lists]+[SharePoint]-[Excel]→[Power Apps]→
[Power Automate]→
[SharePoint]-[Excel Script]→
[Power Automate]→
[Outlook]→担当者
工夫した点や、実際の運用については、次回記載したいと思います。
ここまで消耗品の管理を楽にするために、使用したシステムやそれぞれの役割について紹介してきました。もし現在各システムが使える人で、同じような悩みを持っている人がいたら参考になれば幸いです。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
次回もお楽しみに。
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