こんにちは、なずです。
今日は手順書のwiki化の方法について、続きを紹介したいと思います。作る箱が決まったら、後は入力していくだけです。是非参考にしてください。
前回の振り返り
手順書のwiki化は以下の5段階で進みます。
①部署(適用範囲/社内)のHPを作成する →前回紹介
②手順書用のサイトを作成する
③手順書1つ1つを、新規ページにテキストで起こす
④全体公開する
⑤サイトの中身を充実させる
②手順書用のサイトを作成する
どこに作っても構いませんが、手順書用のサイトを作成してください。その画面は全部手順書検索用に使用できるサイトです。なぜサイトがいるかという点ですが、理由は簡単です。普段使用しているサイトに、手順書のページがあると管理が複雑になります。
具体的には他のページが探しにくくなります。手順書は何十個とあるので、スクロールしても、手順書ばっかりになりがちです。管理のしやすさという観点でも、手順書用と分けたほうがいいと思います。
③手順書1つ1つを、新規ページにテキストで起こす
先ほど作成したサイト内に、手順書1つ1つに対応したページを作ります。ここで大切なのは、ページタイトルに手順書名を入れること。もし手順書に番号があれば、一緒に入っていたほうがいいです。
理由としては検索した後に、紙の手順書を調べるときにその情報がないと調べられないからです。特に電子機器を持っていけない場所がある場合や、監査時など原本を提示する時があるためです。
もう一つ大切なのは、テキストで入れるということです。画像や図は検索に引っかからない場合があります。極力テキストで入れることをオススメします。
④全体公開する
ページやサイトが完成したら全体公開します。先に担当者だけで公開して使い勝手を試してもいいかもしれません。私も出来上がって1カ月くらいは担当者で使用して、欲しい機能や外観の見やすさを相談したり、実際の使用方法の説明を考えたりしていました。
⑤サイトの中身を充実させる
担当者の意見だけではなく、普段使う人の意見も大切です。何人かに意見を聞いても良いですし、サイト上に問い合わせフォームを作成してもいいと思います。私のサイトでは、こんな機能が入っています。
・検索ボックス
・検索の仕方
・載っている手順書一覧
・使用するシステムのリンク先
・電子保管先のリンク
・ChatBotのリンク先
さていかがだったでしょうか。
今は生成AIもあり、検索性がますます上がっています。生成AIに取って代わられる可能性ももちろんありますが、各種サイトやシステムとの連携という点においては、自作したwikiの方がまだ優位かと感じています。(特に手順書によって保管先が異なる場合)生成AIの良さと、wikiの良さを両方感じながら、より手順書を浸透していければと思っております。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
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